Покупка ККТ и ее обслуживание: разовые и повторяющиеся расходы
Расходы на кассу делятся на единовременные и ежегодные. К единовременным относится покупка смарт-терминала, автономной онлайн-кассы или фискального регистратора с аксессуарами к ним. Например, денежным ящиком или сканером штрих-кодов. Если смарт-терминал и автономная касса работают самостоятельно и не требуют никаких дополнительных трат по умолчанию, то фискальный регистратор работает только в комплекте с вычислительной машиной — мобильным гаджетом или компьютером. Сам по себе он умеет только печатать чеки и передавать данные ОФД.
К ежегодным расходам относится покупка фискального накопителя. Это устройство имеет ограниченный срок службы и меняется раз в 13, 15 или 36 месяцев. Фискальный накопитель выбирается в зависимости от типа деятельности и налогообложения. Так, ФН на 36 месяцев обязаны приобрести ИП, оказывающие услуги, и все предприятия на специальных системах налогообложения — ЕНВД, ПСН, УСН, ЕСХН.
Обратите внимание! К цене обслуживания онлайн-касс можно отнести оплату услуг интернет-провайдера. Это устройство не работает без интернета. Может подключаться к нему через Wi-Fi, кабель или даже сим-карту.
Стоимость и обслуживание ККТ: сколько стоят разные виды ККТ?
Одноразовые траты сильно зависят от того, какой тип ККТ вы выбрали. Они отличаются по функционалу, размерам, скорости работы, надежности. Посмотрите сравнительную таблицу. Указана ориентировочная цена без учета сверхбюджетных и премиальных моделей:
| Тип онлайн-кассы | Стоимость с фискальным накопителем | Описание |
|---|---|---|
| Фискальные регистраторы | От 15 000 до 40 000 рублей | Функционал фискальных регистраторов сильно ограничен. Сами по себе они умеют только печатать чеки, записывать, передавать информацию о транзакции ОФД с помощью встроенного ФН. На базе фискальных регистраторов создаётся модульная ККТ: устройства из вычислительной машины, кассового ПО, самого регистратора. Включите стоимость компьютера или мобильного гаджета в бюджет на онлайн-кассу, если остановились на покупке фискального регистратора |
| Автономные кассы | От 15 000 до 20 000 рублей | Самые дешевые на рынке. Автономные устройства не нуждаются в дополнительном ПО или внешних вычислительных мощностях. Они представляют собой готовое рабочее место кассира. Имеют встроенный пользовательский интерфейс, подходят для микробизнеса. Из недостатков — маленькая память для товарной базы, небольшой экран, неудобная загрузка товаров и отсутствие любых возможностей автоматизации. Рекомендуется бизнесу с малым потоком клиентов, ограниченным кол-вом позиций |
| Смарт-терминалы | От 19 900 до 35 000 рублей | Не требуют подключения компьютера или мобильного гаджета, оборудуются сенсорным экраном и представляют собой полноценное рабочее место кассира. Как правило, стильно выглядят и имеют продвинутое программное обеспечение. С его помощью можно работать с акционными товарами, программами лояльности, анализировать продажи, реализовывать другие маркетинговые кампании. Смарт-терминалы делятся по типам бизнеса. Есть модели для курьеров, интернет-магазинов, небольших розничных точек. Для крупного ритейла они, к сожалению, не подходят |
| POS-системы | От 80 000 до 150 000 рублей | Это модульная ККТ для крупных сетей, гипермаркетов. Они отличаются бесперебойной работой, высокой скоростью печати чеков, а также внушительной стоимостью. Как правило, денежный ящик и сканер штрихкодов уже входят в комплектацию. POS-системы рассчитаны на нагрузку 600+ чеков в день. Использование в малом и среднем бизнесе при ограниченном кол-ве товаров будет пустой тратой времени. Цена обслуживания онлайн-кассы типа POS-системы выше |
Альтернатива покупке: сколько можно сэкономить при аренде ККТ?
Аренда онлайн-кассы – очень выгодное решение для компаний, которые только открываются и не готовы сразу тратить большую сумму денег на POS-систему, также аренду выбирают компании сезонного рода деятельности, что позволяет отказываться от кассы когда заканчивается сезонная торговля.
В аренду онлайн-кассы Эвотор включено сразу все необходимое для комфортной работы: сам смарт-терминал, фискальный накопитель и договор с ОФД на нужный срок 15 или 36 месяцев, подключение торгового эквайринга для приема банковских карт к оплате. Арендную кассу будут обслуживать и в случае поломки бесплатно заменят на такую же новую.
Также бывает Аренда облачной ККТ — неплохое решение для интернет-бизнеса, который не может выделить большую сумму сиюминутно. Она позволит продолжить работу в обычном режиме, чтобы накопить денег на хорошее устройство.
Обратите внимание! Помните, что при аренде облачной кассы с предприятия не снимаются расходы на фискальный накопитель, услуги ОФД, интернет-провайдера и другие сопутствующие траты. В стоимость входят только установка и обслуживание онлайн-касс на удаленном сервере.
Чем больше срок аренды, тем больше можно сэкономить на обслуживании. Так, при годовом пакете расходы сокращаются примерно на 20 %. Некоторые предлагают бесплатное оформление договора с ОФД при покупке годового пакета.
Проблема облачных решений заключается в том, что стоимость годового пакета соизмерима со стоимостью онлайн-кассы. В длительной перспективе придется заплатить больше.
Сопутствующие товары: что нужно купить в дополнение к онлайн-кассе?
Одноразовые траты не заканчиваются на онлайн-кассе. В зависимости от типа и масштабов бизнеса к новой ККТ нужно будет докупить:
- Сканер штрих кодов. Необязательный, но очень полезный аксессуар к онлайн-кассе. Сканеры бывают стационарных, мобильных, комбинированных типов. С их помощью вы будете эффективно актуализировать данные об ассортименте, быстро обслуживать клиентов, анализировать оборот и объем выручки по любой позиции ассортимента. Цена начинается от 1 000 рублей.
- 2D-сканер. Используется для обработки QR-кодов и DataMatrix. Применяется в работе с маркированной продукцией: алкоголем, табаком, товарами из натуральной кожи и меха, верхней одеждой, лекарствами, парфюмерией. Со временем список маркированных продуктов будет только увеличиваться, а повсеместную маркировку планируется ввести к 2024 году. Цена 2D-сканеров начинается от 3350 рублей.
- Денежный ящик. Бывают механические и электромеханические виды. Электромеханические подключаются к кассе через разъемы USB, RJ11 или RJ12 (могут открываться как с помощью обычного ключа, так и по сигналу с аппарата). Цена самой дешевой модели составляет 1 600 рублей.
- Фискальный накопитель. Он обязателен к покупке, но может не идти в комплекте с онлайн-кассой по умолчанию. Обязательно уточняйте это у дистрибьютора. Стоимость ФН начинается от 7 600 рублей, но можно сэкономить при оптовой закупке или покупке в комплекте с онлайн-кассой.
- Весы. Настольные, напольные, порционные, фасовочные, электронные и другие. Видов бывает много. Этот аксессуар необходим для розничных магазинов, которые предлагают товары на развес. Цена сильно зависит от типа, но самый простой девайс можно купить за 680 рублей.
- Принтер этикеток. Принтеры этикеток используются для оперативной маркировки товара. Принтеры этикеток делятся на термопринтеры и термотрансферные. Для работы с DataMatrix в приоритете используются термотрансферные принтеры, т. к. они обладают лучшим качеством печати. Начальная цена — 9 800 рублей.
Обратите внимание! В этот список можно было бы включить терминал для эквайринга, но многие банки предоставляют его бесплатно, если вы пользуетесь их услугами в качестве посредника. Каждый терминал быстро окупается за счет уплаченной пользователем комиссии.
Электронная цифровая подпись: сколько стоит, на какой срок дается?
Функционал электронной цифровой подписи не ограничивается обслуживанием ККТ, но без нее у вас не получится даже зарегистрировать новую ККТ. Это защищенный цифровой аналог вашей обычной подписи, с помощью которого можно подписывать электронные документы, пользоваться госуслугами на интернет-платформах, участвовать в тендерах на цифровых площадках.
ЭЦП пригодится вам для удаленной регистрации онлайн-кассы в «Личном кабинете» на сайте Федеральной налоговой службы. Для этого подходит только квалифицированная подпись. Ее стоимость начинается от 900 рублей. Сертификат выдается на срок 12 месяцев.
Программное обеспечение: необязательные расходы
Если вы выбрали автономную онлайн-кассу, никакого программного обеспечения не нужно. Внутренняя прошивка уже обеспечивает выполнение всех базовых операций. ПО нужно в том случае, если вы остановились на фискальном регистраторе или смарт-терминале.
Качественное кассовое ПО поможет вам получать всю информацию о покупках и продажах, вести товарный учет, автоматически формировать аналитику, следить за работой ККТ в режиме реального времени через «Личный кабинет», удобно реализовывать работу программ повышения лояльности.
Цена ПО сильно зависит от разработчика, а программа с базовыми возможностями, как правило, входит в стоимость оборудования. За дополнительный функционал (например, интеграцию с 1С или подключение весов) придется доплачивать.
Расходы на техническое обслуживание
Раньше Федеральная налоговая служба не ставила на учет ККТ без договора с центром обслуживания. Теперь это не требуется. Вы можете не включать договор на услуги сервисного центра в начальные расходы. Тем не менее обслуживание нужно.
Требования к функционированию онлайн-касс постоянно меняются. Например, прошедшее увеличение НДС или переход на ФФД 1.05. Вы не сможете самостоятельно внедрить подобные изменения в онлайн-кассу — придется обращаться в сервисный центр.
Обратите внимание! Многие компании дарят бесплатный период технического обслуживания при покупке оборудования их производства. Клиент получает бесплатное обслуживание онлайн-кассы на год. Спросите у продавца, будет ли требоваться перепрошивка в ближайшем будущем и будет ли она платной.
Кроме перепрошивки, технике иногда требуется ремонт. В таком случае рекомендуем обращаться в АСЦ, которые авторизованы производителем вашей онлайн-кассы. В таком случае получится выполнить гарантийный ремонт бесплатно.
Подводим итоги: сколько стоит обслуживание онлайн-кассы для ИП и организаций?
Вам не нужно покупать все аксессуары к ККТ, если тип бизнеса этого не предусматривает. Так, компаниям, которые оказывают услуги, будут бесполезны весы или принтеры этикеток. Мы суммировали затраты при полном комплекте аксессуаров, но вы можете отнять от итоговой суммы стоимость неподходящих позиций.
| Сколько стоит онлайн-касса с аксессуарами? | |
|---|---|
| Онлайн-касса с фискальным накопителем | ~15 000 рублей |
| Сканер штрихкодов или 2D-сканер | 1 000 или 3350 рублей |
| Принтер этикеток | 98 00 рублей |
| Денежный ящик | 1 600 рублей |
| Весы | 680 рублей |
| Сумма при полном комплекте | ~29 558 рублей |
Регистрация ККТ, настройка, обучение сотрудников и доставка, как правило, не включены в стоимость. Производитель или авторизированный представитель предлагает их с существенной скидкой при покупке оборудования.
Обратите внимание! Сумма сформирована из начальных цен — самых дешевых моделей ККТ и аксессуаров. Проведите собственный анализ, чтобы выделить правильный бюджет на покупку и уложиться в его рамки.
| Сколько стоит обслуживание онлайн-кассы? | |
|---|---|
| ЭЦП | 900 рублей (12 месяцев) |
| Фискальный накопитель | 7 600 рублей (15 месяцев) |
| Техническое обслуживание | 6 000 рублей (12 месяцев) |
| Договор с ОФД | 3 000 рублей (12 месяцев) |
| Итоговая сумма | 17 500 рублей в год (1 458 рублей в месяц) |
Средняя стоимость обслуживания онлайн-кассы для ИП в месяц составляет 1 458 рублей. К этой сумме можно было бы прибавить траты на расходные материалы (чековую ленту, бумагу для этикеток и т. д.), но они несущественны.