Онлайн-касса для ИП: полное руководство по выбору и установке

Большинство индивидуальных предпринимателей, которые ведут бизнес на территории России, обязаны использовать онлайн-кассу и отправлять в ФНС данные о принятых платежах. Правильный подбор кассы для ИП поможет упростить работу продавца и увеличить производительность торговой точки. Разберёмся в том, какие модели онлайн-касс для ИП продаются сегодня, как выбрать ККТ для своего магазина и начать работу с ней.

Виды онлайн-касс для ИП

Сейчас на рынке представлено несколько типов касс для ИП. Все эти устройства выполняют главные задачи ККТ: формируют чеки, распечатывают их для клиента и отправляют в налоговую службу. Однако разные типы онлайн-касс отличаются друг от друга дополнительными возможностями.

Помимо «физических» моделей, которые будут стоять в кассовой зоне магазина, производители техники предлагают и электронные кассы для ИП, работающие как программа по подписке. Перед покупкой кассы для ИП рассмотрим все виды устройств.

Автономные кассы

Кнопочные автономные онлайн-кассы обладают скромной функциональностью по сравнению с кассами других видов и потому стоят дешевле. С помощью такого устройства продавец сможет только фискализировать сделку: пробить чек и передать данные о продаже в ФНС. Кроме того, в автономную кнопочную кассу можно внести товарную номенклатуру. Наименования товаров вводятся вручную или загружаются с ПК с помощью специальной программы.

Смарт-терминалы

Смарт-терминал — это онлайн-касса с сенсорным экраном. Этот вид ККТ подойдёт тем предпринимателям, которые хотят печатать чеки, собирать статистику продаж и создавать карточки товаров и услуг с помощью одного устройства. Благодаря дополнительным программам пользователи смарт-терминала смогут составлять график работы мастеров, вести клиентскую базу и отправлять покупателям информацию о скидках.

Фискальные регистраторы

У этого типа онлайн-касс нет дисплея. Фискальные регистраторы могут работать только при подключении к ПК. Такой тип онлайн-кассы подойдёт тем предпринимателям, которые уже установили в торговой точке компьютер с товароучётной системой и кассовым ПО, но не приобрели технику для фискализации сделок и печати чеков.

Облачные кассы

Цифровые кассы для ИП — удобный аналог обычной онлайн-кассы для предпринимателей, которые продают товары только в интернет-магазине. Облачная касса находится не в офисе продавца, а в дата-центре провайдера, у которого предприниматель арендовал устройство. Для того чтобы ККТ пробивала чеки, продавец должен интегрировать её с эквайринговым модулем, установленным на сайте. Когда клиент оплатит покупку, интернет-касса для ИП получит сигнал и сформирует чек автоматически. Если продавцу потребуется узнать данные о сделке, он сможет увидеть их в Личном кабинете ОФД или в специальном облаке.

Как выбрать онлайн-кассу для ИП

Чтобы подобрать кассу и терминал для ИП, нужно обратить внимание на несколько параметров.

• Количество покупателей. Если вы ищете онлайн-кассу для магазина с высокой проходимостью, вам потребуется устройство с автоотрезчиком чековой ленты и скоростью печати чека от 200 мм/сек. Например, справиться с большим потоком покупателей поможет фискальный регистратор АТОЛ 22 v 2Ф.
• Место расчётов. Для обычной работы в торговом зале подойдут фискальные регистраторы АТОЛ 22 v 2Ф и АТОЛ 30Ф. Если продавец открыл интернет-магазин и ищет онлайн-кассу для ИП без аппарата, ему понравится облачная касса АТОЛ Онлайн, которую можно интегрировать с наибольшим количеством эквайринговых сервисов и CMS в сравнении с конкурентами. Если же ИП хочет использовать одно устройство для стационарной торговли и фискализации покупок из интернет-магазина, ему можно приобрести смарт-терминал Эвотор 7.2 и установить на него ПО «Бизнес.Ру – Онлайн-чеки» для интеграции с сайтом.
• Бюджет на покупку ККТ. Как сэкономить на кассе для ИП? Предпринимателю с небольшим бюджетом подойдёт дешёвый фискальный регистратор АТОЛ 30Ф. Молодому бизнесу стоит обратить внимание на смарт-терминалы фирмы Эвотор, например, Эвотор 5i. Главные преимущества этой модели — простая интеграция эквайринга и минимум затрат на учёт продаж. Благодаря своей многофункциональности эта онлайн-касса удобна для ИП без работников.
• Функциональность. Если ИП требуется не просто пробивать чеки и отправлять их в налоговую, а оборудовать пункт для товарного учёта, ему стоит установить в кассовой зоне POS-систему. Эксперты «Астрал ККТ» рекомендуют приобрести регистратор АТОЛ 22 v 2Ф для формирования и печати чеков, POS-терминал АТОЛ Optima для управления кассой и установить на него облачную версию «1С:Касса» для контроля за товарной номенклатурой и назначения цен на продукцию. Если магазин продаёт алкоголь и должен отправлять данные в ЕГАИС, при оформлении «1С:Касса» потребуется выбрать тариф «Расширенный». В остальных случаях можно использовать «Стандартный» пакет ПО.
• Наличие кассы в реестре ФНС. При покупке любого аппарата важно проверить, внесена ли выбранная модель в реестр ККТ, составленный налоговой службой. Использовать устройства, которые не включены в этот перечень, запрещено законом.

Как установить и подключить онлайн-кассу: пошаговое руководство

Подключение онлайн-кассы для ИП можно провести самостоятельно или с помощью специалистов. Перечислим основные этапы установки.

1. Покупка онлайн-кассы и подбор фискального накопителя (ФН). Основное отличие разных моделей ФН — срок их работы, который по умолчанию составляет 15 или 36 месяцев. Согласно закону № 54-ФЗ, при выборе фискального накопителя нужно учитывать налоговый режим и сферу деятельности ИП.
2. Заключение договора на обслуживание кассы для ИП. При покупке онлайн-кассы в магазине «Астрал ККТ» предприниматель может оформить услугу годовой технической поддержки устройства. Наши специалисты помогут установить в кассу фискальный накопитель, обновят программное обеспечение ККТ и загрузят все необходимые драйверы.
3. Подключение онлайн-кассы к ПК и интернет-сети. Стабильное интернет-соединение нужно для того, чтобы ККТ вовремя отправляла данные о расчётах в налоговую службу.
4. Подключение к оператору фискальных данных (ОФД). По закону передавать чеки в ФНС можно только через посредника-ОФД.
5. Регистрация кассы и ФН в налоговой службе. Предпринимателю потребуется заполнить и отправить заявление о регистрации ККТ и получить от ФНС регистрационный номер кассы. Подать документы можно в региональном отделении налоговой или онлайн через Личный кабинет ИП на сайте ФНС. Для отправки электронных документов предпринимателю нужно выпустить усиленную квалифицированную электронную подпись.
6. Фискализация онлайн-кассы. В течение суток после получения регистрационного номера предприниматель должен ввести его в онлайн-кассу и распечатать отчёт о регистрации устройства. Для завершения регистрации данные из отчёта нужно передать в налоговую.
7. Регистрация кассы в Личном кабинете ОФД.

Как работает онлайн-касса

Разобраться в том, как работает онлайн-касса для ИП, несложно. Общая схема работы с онлайн-кассой для ИП выглядит так:

1. Покупатель оплачивает товар.
2. Онлайн-касса формирует чек, данные о расчёте сохраняются в память фискального накопителя.
3. Кассир печатает чек или отправляет его покупателю в электронном виде.
4. Касса отправляет чек оператору фискальных данных (ОФД).
5. ОФД передаёт чек в налоговую.
6. ФНС одобряет транзакцию и сохраняет данные.

После совершения покупки клиент может проверить чек в специальном приложении от ФНС, на портале налоговой службы или на сайте оператора фискальных данных.

Если ИП использует кассу для салона красоты или другого предприятия, которое оказывает услуги, а не продаёт товары, принцип работы онлайн-кассы будет таким же. Предприниматели из сферы услуг имеют право выдавать своим клиентам не чеки, а бланки строгой отчётности (БСО), которые формируются с помощью онлайн-кассы. БСО должны содержать те же реквизиты, что и обычные кассовые чеки.

Когда ИП не нужна онлайн-касса

Правила использования касс для ИП даны в законе № 54-ФЗ. Применять онлайн-кассу при продаже товаров и оказании услуг обязаны почти все предприниматели. Исключения перечислены в статье 2 закона о ККТ. Вне зависимости от налогового режима принимать платежи без онлайн-кассы могут те ИП, которые:

1. Сдают в аренду принадлежащие им жилые помещения.
2. Продают газеты и журналы в киосках.
3. Обеспечивают питанием учеников и сотрудников школ, университетов, колледжей.
4. Продают товары на ярмарках и рынках без павильонов, киосков, палаток.
5. Продают товары вразнос с рук или из ручных тележек.
6. Принимают от населения утильсырьё и стеклянные изделия.
7. Ремонтируют обувь, ключи, металлическую галантерею.
8. Продают мороженое в киосках.
9. Продают безалкогольные напитки, воду или молоко на розлив.
10. Присматривают за детьми, престарелыми, больными.
11. Продают квас, молоко, растительное масло, керосин, живую рыбу из автоцистерн.
12. Торгуют овощами вразвал.
13. Продают изделия народных художественных промыслов, которые изготовили сами.
14. Занимаются вспашкой огородов и распиловкой дров.
15. Продают бахилы в розницу.
16. Оказывают услуги носильщиков на вокзалах и в портах.

В других ситуациях, например, если ИП оказывает юридические услуги на УСН, онлайн-касса нужна.

Онлайн-кассу могут не использовать ИП на патенте, если они занимаются одним из видов деятельности, указанных в пункте 2.1 статьи 2, за исключением продажи подакцизной и маркированной продукции. Однако эти предприниматели обязаны выдавать своим клиентам документ, который заменит чек и будет служить подтверждением того, что платёж был принят.

Если ИП становится плательщиком налога на профессиональный доход (НПД), он также может не применять онлайн-кассу. В этом случае вместо ККТ потребуется использовать приложение «Мой налог» и пробивать чеки с его помощью.

Если местность, в которой работает ИП, признана труднодоступной, предприниматель также может принимать платежи без онлайн-кассы. При этом продавец обязан выдавать покупателям чеки или другие документы, подтверждающие сделку. Если же ИП находится на территории, отдалённой от сетей связи, он может использовать кассу в автономном режиме, без подключения к интернету. Списки труднодоступных и отдалённых от сетей связи территорий составляют и публикуют на своих сайтах субъекты РФ.

Многие ИП, которые не обязаны применять онлайн-кассу, используют её несмотря на послабления. Благодаря современной ККТ продавец может быстро и легко принять наличные и безналичные платежи. Если онлайн-касса подключена к интернету, она автоматически передаст данные о расчётах в ФНС и избавит предпринимателя от необходимости выгружать эти сведения и отправлять их в налоговую самостоятельно. 

Онлайн-касса и УСН

Нужна ли онлайн-касса для ИП на УСН? Большинство ИП, которые применяют упрощённый налоговый режим (УСН), должны использовать кассу. Однако ИП на «упрощёнке» могут отказаться от применения ККТ, если они работают в местности, которая признана труднодоступной. Перечни таких территорий размещаются на сайтах субъектов РФ.

Кроме того, касса для ИП на УСН не потребуется, если предприниматель занимается одним из видов деятельности, указанных в части 2 статьи 2 закона о ККТ. Например, если предприниматель ремонтирует обувь или собирает утильсырьё для переработки, онлайн-касса ему не нужна.

Штрафы за отсутствие онлайн-кассы у ИП