Инструкция по работе с онлайн-кассой в 1С

Работа с кассой — это проведение операций по расчету с покупателями и клиентами, при которых кассир принимает или выдает денежные средства, в том числе безналичным способом. Представляем базовое обучение по работе в 1С с онлайн-кассой. В нем мы расскажем, как подключить устройство к 1С, зарегистрировать фискальный накопитель, открыть или закрыть кассовую смену или отправить чек в электронной форме на телефон или почту покупателя.

Онлайн-касса и 1С: основные моменты

Онлайн-касса — это кассовый аппарат, который подключен к интернету. №54-ФЗ сейчас требует, чтобы после каждой совершенной кассовой операции информация о ней уходила в Федеральную налоговую службу в режиме онлайн. Для этого в кассе есть фискальный накопитель, а данные из него направляются в ФНС через посредника — оператора фискальных данных.

Кассовый аппарат можно подключить к 1С. Благодаря этому, можно легко формировать отчетность, анализировать продажи и выполнять другие задачи. Продукты 1С учитывают требования законодательства к осуществлению расчетов и рассчитаны для бизнеса различных объектов и сфер деятельности.

Какие продукты 1С можно интегрировать с онлайн-кассой:

• 1С:Бухгалтерия;
• 1С:Розница;
• 1С:УПП;
• 1С:Управление торговлей;
• 1С:Комплексная автоматизация и др.

Онлайн-кассы, как правило, также подходят для интеграции с 1С. Об этом производители пишут в сопроводительной документации к устройствам. 1С занимается тестированием и сертификацией ККТ. Найти перечень сертифицированных устройств можно на официальном сайте компании.

При этом для интеграции кассы с 1С иногда достаточно установить требуемый драйвер. С этим запросом можно обратиться к производителю устройства.

Как подключить кассу к 1С:Бухгалтерия

Обучение работе с кассой 1С начнем с базового уровня — подключения кассового оборудования. Для этого перейдите в нужный раздел по следующей цепочке: «Администрирование» — «Подключаемое оборудование».

В окне «Тип оборудования» выберите «ККТ с передачей данных» и активируйте кнопку «Создать».

В открывшемся окне заполните сведения об оборудовании:

• драйвер (из списка по марке кассы);
• организация;
• рабочее место, на которое устанавливается оборудование;
• наименование (установится по выбранному драйверу, но можно переименовать);
• серийный номер ККТ из технического паспорта устройства (пункт не обязателен к заполнению).

Если на компьютере еще не установлен драйвер, то система выдаст окошко с предложением его скачать. Продолжить настройку кассы можно только после установки драйвера.

Как подключить онлайн-кассу к 1С:Розница

Для подключения кассы в 1С для торговли потребуется пройти путь, аналогичный описанному для бухгалтерской 1С, но также выполнить следующие действия:

• Открыть раздел «НСИ и Администрирование» (1С: Управление торговлей 11), либо раздел «НСИ» (1С: Розница).
• Открыть справочник «Кассы ККМ».
• Если в данном справочнике нет Кассы ККМ для вашего магазина, то её требуется создать, нажав на соответствующую кнопку сверху.
• В окне создания новой Кассы ККМ требуется указать ранее созданный нами экземпляр подключаемого оборудования, а также заполнить остальные поля, выделенные красным подчеркиванием.

Как зарегистрировать фискальный накопитель в 1С

Для работы с кассой 1С надо не только пройти базовое обучение и настроить программу, но также и зарегистрировать фискальный накопитель.

Регистрация кассы и фискального накопителя в ФНС необходима для передачи данных о совершении операций в налоговое ведомство в режиме реального времени.

Регистрация проходит в три шага:

1. Организация подает заявление на регистрацию фискального накопителя в инспекцию ФНС по установленной форме. В ведомстве она получает регистрационный номер ФН, который нужен для прохождения второго шага;
2. Пользователь регистрирует приобретенный фискальный накопитель в 1С;
3. Завершить регистрацию накопителя следует на сайте ФНС.

Нажмите кнопку «Сервис» и выберите в появившемся меню «Регистрация фискального накопителя». Программа переведет вас в окно, где необходимо заполнить следующие графы:

• фискальное устройство;
• регистрационный номер кассы;
• реквизиты компании и адрес установки онлайн-кассы;
• система налогообложения;
• настройка ККТ.

В этом окне также вводят данные об операторе фискальных данных (ОФД). Это уполномоченная организация, через которую бизнес передает сведения о произведенных расчетах в ФНС.

После завершения регистрации фискального накопителя внесенные пользователем данные будут зафиксированы в карточке регистрации. А касса автоматически напечатает отчет. Данные из этого документа пользователь должен ввести в форму на официальном сайте налоговой службы. После этого регистрация накопителя будет завершена.

Как указать ФИО и ИНН кассира

ФИО и ИНН кассира 1С определяет, как правило, по привязанному «Сотруднику» к текущему «Пользователю», под которым выполнялась авторизация при входе в базу (его название всегда отображается справа сверху, кроме той ситуации, когда не создано ни одного пользователя и мы работаем под администратором по умолчанию).

Для редактирования текущего сотрудника выполняем следующий алгоритм действий:

1. Открываем раздел по пути: «Администрирование» — «Настройки пользователей и прав» — «Пользователи».
2. Открываем текущего пользователя или создаем нового.
3. В поле «Физическое лицо» выбираем нужное физ. лицо, ФИО которого хотим видеть в качестве кассира. Если такого ФИО в списке нет, то создаем новое «Физическое лицо».

Для конфигурации 1С:УНФ в данном случае существует отличие, а именно вместо поля «Физическое лицо» в карточке сотрудника требуется сверху открыть ссылку «Сотрудники пользователя» и выполнить аналогичные действия для «Физического лица».

Как открыть и закрыть смену на кассе

Работа кассира начинается с операции открытия кассовой смены. В 1С сделать это можно буквально в один клик: в меню выбрать «Открытие смены».

Система самостоятельно внесет данные о смене (номер, дату) и после закрытия смены подсчитает количество оформленных операций.

В информации о смене система записывает общее число чеков, а также отмечает, сколько из них не были переданы оператору ФД. Это происходит, когда по каким-то причинам отсутствует связь с оператором. Как только она будет налажена, все чеки будут переданы автоматически.

Кассиру следует быть внимательным к информации о непереданных фискальных данных. С момента первого неотправленного чека система начинает обратный отсчет. Если в течение 30 дней связь с оператором не будет восстановлена, то фискальный накопитель заблокирует работу кассы.

При проблемах с отправкой фискальных данных следует немедленно оповестить о проблеме системного администратора.

Как оформить приход и выдачу наличных

При работе с онлайн-кассой в 1С в первую очередь необходимо знать операции по приему и выдаче денежных средств, а также ежедневной сдаче кассы (то есть подведение итогов работы) проводятся в 1С в разделе «Банк и касса» — «Касса» — «Кассовые документы».

Рассмотрим два базовых документа, через которые осуществляют прием и выдачу средств:

• Документ «Поступление наличных» создается в журнале «Кассовые документы» путем активации кнопки «Поступление». Программа предложит выбрать вид операции, чтобы корректно отразить приход в системе учета. Для перечисленных видов операций 1С автоматически устанавливает счет расчетов и статью доходов, что существенно упрощает работу с системой. Если необходимо провести нестандартную операцию, то следует выбрать графу «Прочий приход».
• Документ «Выдача наличных» также создается через журнал «Кассовые документы» с помощью кнопки «Выдача». Здесь также есть несколько видов операций, среди которых следует выбрать необходимую или отнести поступление средств к категории «Прочий расход».

Как оформить поступление на расчетный счет и списание с расчетного счета денежных средств в учете 1С:Бухгалтерия

Поступление и списание по расчетному счету отражается документами в разделе «Банк и касса» — «Банковские выписки».

В случае с расчетным счетом, порядок действий в целом аналогичен наличным, за исключением названий документов, «Поступление на расчетный счет» и «Списание с расчетного счета», а также некоторых деталей в реквизитах этих документов.

Как пробить чек ККТ в 1С:Бухгалтерия

Чтобы пробить чек ККТ в 1С:Бухгалтерия предприятия или иной конфигурации на её основе, требуется:

1. Открыть учетный документ, подразумевающий расчеты с покупателем (например, документ «Поступления наличных», документ «Списание с расчетного счета», документ «Реализация» и т.п.).
2. Убедиться в корректности заполнения документа, а также зачета оплаты/предоплаты/аванса с точки зрения бухгалтерских проводок. Если расчеты подразумевают указание какой-то конкретной номенклатуры (товаров или услуг), требуется указать связанный счет покупателю в реквизитах вашего учетного документа — именно из счета на оплату 1С будет получать список товаров/услуг, если чек пробивается из таких документов как «Поступление на расчетный счет» или подобных ему.
3. Нажать сверху кнопку «Чек» — откроется окно предпросмотра чека. Отображение чека в предпросмотре может отличаться наличием некоторых параметров от реального, но основную суть содержания чека он передает вполне корректно. При необходимости в окне предпросмотра можно изменить сумму, которую клиент ранее внес по предоплате или авансом, а также изменить форму расчета (полный расчет, предоплата, передача в кредит и т.п.).
4. При необходимости установить галочку отправки электронного чека на email или в смс и указать email или номер телефона соответственно.
5. Нажать кнопку «Пробить чек».
6. В случае если чек пробивался по документу с внесением предоплаты или передачей в кредит, то требуется повторить шаги 1-5 для нового учетного документа, подтверждающего факт завершения сделки.

Как пробить чек ККТ в 1С:Розница

В торговой 1С, например, 1С:Розница или 1С:Управление торговлей 11, для работы кассира используется Рабочее место кассира (РМК).

Рабочее место кассира требуется заблаговременно настроить. В 1С:Розница для этого можно воспользоваться помощником настройки рабочего места кассира. Он находится в Администрирование — Продажи — Помощник настройки кассового места. В иных торговых конфигурациях такого помощника нет и потребуется самостоятельно разобраться с настройкой РМК — можно воспользоваться комплектом инструкций, который идет с каждой поставкой конфигурации 1С от фирмы 1С или её официальных партнеров.

В рабочем месте кассира ведется непосредственно работа кассира с кассой. Расположение кнопок задается настройками РМК, а стандартные операции вроде пробития чека за наличные или возврат покупателю доступны всегда. Добавлять товары в чек можно либо ручным поиском, нажав кнопку «Подобрать», либо сканером по штрихкодам (штрихкоды заблаговременно должны быть указаны в карточке соответствующей номенклатуры).

Как сформировать кассовую книгу и отчет кассира

В соответствии с указаниями Центробанка РФ №3210-У ежедневно (при наличии операций по кассе) кассир должен сформировать кассовую книгу. Это обязательный отчетный документ, в котором отражают проведенные за день кассовые операции.

В бухгалтерской программе 1С для формирования отчета также требуется зайти в журнал «Кассовые документы» и выбрать кнопку «Кассовая книга». Документ будет сформирован автоматически на основании проведенных операций.

Справка-отчет кассира формируется по форме КМ-6. Его формирование в настоящее время не является обязательным, но может быть необходимо в связи с внутренними правилами организации.

Чтобы распечатать документ, надо перейти в «Отчет о розничных продажах» и нажать кнопку «Справка-отчет кассира "КМ-6"». Программа автоматически направит документ на печать.