В 2016 году правительство России внесло правки в закон № 54-ФЗ и изменило правила использования касс. С этого времени предприниматели, которые работают на территории страны, вместо контрольно-кассовых машин старого типа обязаны применять онлайн-кассы. Согласно закону, в каждую онлайн-кассу необходимо установить фискальный накопитель. Разберёмся в том, зачем нужно это устройство и как подобрать фискальный накопитель для своего бизнеса.
Что такое фискальный накопитель
Фискальный накопитель (ФН) необходим для правильной работы любой онлайн-кассы. ФН пришёл на замену контрольной ленте (ЭКЛЗ), которую устанавливали в старые модели контрольно-кассовой техники. Накопитель отвечает за:
- шифрование и хранение всех чеков и отчётов, которые продавец сформировал с помощью кассы;
- защиту документов от редактирования и удаления;
- отправку чеков и отчётов оператору фискальных данных, который передаёт документы в ФНС.
В отличие от ЭКЛЗ, накопитель не нужно сдавать в налоговую: все документы отправляются в ФНС автоматически. Кроме того, помимо суммы расчёта в памяти накопителя сохраняется и информация о товарах.
У каждого фискального накопителя есть определённый срок службы и объём памяти. Чтобы использовать онлайн-кассу без помех, предприниматель обязан следить за сроком действия и наполненностью ФН и вовремя менять устройство. Заменить фискальный накопитель можно самостоятельно или с помощью специалистов сервисного центра. Старый фискальный накопитель нужно хранить в течение пяти лет, чтобы предъявить его инспекторам ФНС при проверке.
Итак, именно благодаря фискальному накопителю продавец передаёт чеки в налоговую и соблюдает закон № 54-ФЗ. Предприниматели, которые применяют кассу без ФН или с заблокированным накопителем, будут оштрафованы в соответствии с пунктом 4 статьи 14.5 КоАП РФ. Юридическим лицам придётся заплатить штраф в размере от 5 до 10 тысяч рублей, должностным лицам и ИП — от 1,5 до 3 тысяч рублей.
Объём памяти
Контрольная лента имела объём памяти 4 Мб. Такой ёмкости катастрофически не хватало в крупных торговых сетях с большим потоком покупателей. Из-за этой проблемы ЭКЛЗ нередко приходилось менять до того, как завершался срок её действия.
Память фискального накопителя составляет 256 Мб, что ровно в 64 раза превышает объём ленты. Кассовые чеки нового образца стали занимать больше места в памяти накопителя, однако 256 Мб всё равно достаточно для того, чтобы сохранить 230–250 тысяч документов. Магазину, который делает до 700 продаж за рабочую смену, этого объёма хватит примерно на год. Удалить чеки и отчёты из памяти ФН невозможно, поэтому, когда накопитель заполнится, его потребуется заменить.
Срок службы фискального накопителя
Каждый фискальный накопитель имеет номинальный срок службы, который указан в техническом паспорте и на упаковке устройства. Чаще всего в магазинах встречаются модели ФН со сроком действия 15 или 36 месяцев (470 или 1110 дней). Этот срок не всегда соответствует действительности. Указанное на упаковке количество месяцев — это максимальное время работы ФН. Накопитель проработает в течение всего этого срока только в магазине с небольшим объёмом продаж. Зачастую свободное место в памяти ФН заканчивается раньше, чем истекает срок его действия.
Срок действия фискального накопителя отсчитывается с того момента, когда пользователь проводит фискализацию онлайн-кассы, то есть формирует на кассе отчёт о её регистрации. После того как срок службы накопителя истекает, устройство блокируется, и предпринимателю нужно заменить его.
Фискальный накопитель для разных налоговых режимов и сфер деятельности
При выборе срока накопителя нужно отталкиваться от применяемой системы налогообложения и сферы бизнеса, в которой вы заняты. Некоторые организации и предприниматели не могут самостоятельно выбрать модель ФН, потому что требования к их накопителям прописаны в законе.
Накопитель для компаний на спецрежимах (УСН, ЕСХН)
Все организации и индивидуальные предприниматели, которые применяют специальные режимы налогообложения, должны использовать ФН со сроком действия 36 месяцев. Это касается компаний, которые платят единый сельскохозяйственный налог или используют упрощённую систему налогового обложения в любом её варианте («доходы», «доходы минус расходы»).
Для ИП на патенте
Индивидуальным предпринимателям на патентной системе налогообложения (ПСН) также необходимо использовать фискальный накопитель со сроком службы 36 месяцев.
ФН для компаний, которые совмещают несколько систем налогообложения
Если ИП или организация одновременно используют специальный налоговый режим и общий режим налогообложения (ОРН), они имеют право выбрать любой фискальный накопитель. Единственное ограничение заключается в том, что срок работы этого ФН должен быть не менее 13 месяцев.
Для сферы услуг
Вне зависимости от режима налогообложения все организации и ИП, которые оказывают услуги физическим и юридическим лицам, должны использовать ФН со сроком работы 36 месяцев.
Для сезонных работ
Если компания продаёт товары или оказывает услуги только во время определённого сезона (например, ИП торгует ёлками перед Новым годом), она имеет право установить любой ФН, срок службы которого будет более 13 месяцев.
Накопитель для торговли подакцизной продукцией
Организациям и ИП, которые продают алкоголь, табачные изделия, сахаросодержащие напитки и другие подакцизные товары, потребуется фискальный накопитель со сроком службы 410 дней (13 месяцев). Формально продавцы этой продукции могут установить ФН с любым сроком службы. Однако после регистрации кассы для торговли подакцизной продукцией время работы ФН автоматически сократится до 410 дней.
Для работы с маркировкой
Выбирать фискальный накопитель для продажи маркированной продукции необходимо с учётом используемой системы налогообложения. Компании, которые работают с маркировкой, могут установить ФН с любым сроком действия. Однако таким продавцам потребуется накопитель модели ФН-М, который поддерживает формат фискальных данных 1.2.
Накопитель для касс в автономном режиме
Если онлайн-касса работает автономно (без передачи данных через ОФД в налоговую), срок работы её фискального накопителя сократится. Уменьшение срока службы ФН происходит во время регистрации кассы в налоговой. Если накопитель рассчитан на 15 месяцев работы, он прослужит только 410 дней. Накопителя со сроком действия 36 месяцев хватит на 560 дней.
Модели фискальных накопителей
На сайте ФНС размещён перечень моделей фискальных накопителей, которые соответствуют всем требованиям закона. Компаниям, которые работают на территории России, разрешено использовать ФН только из этого реестра. Сотрудники налоговой регулярно удаляют из перечня устаревшие ФН. В 2023 году в реестр входит несколько моделей:
- «ФН-1.1М исполнение Ин15-1М» на 15 месяцев (производитель «Инвента»);
- «ФН-1.1М исполнение Ин36-1М» на 36 месяцев («Автоматика»);
- «ФН-1.2 исполнение Эв15-3» на 15 месяцев («Эвотор»);
- «ФН-1.2 исполнение Эв36-3» на 36 месяцев («Эвотор»);
- «ФН-1.2 исполнение Ин15-3» на 15 месяцев («Инвента»);
- «ФН-1.2 исполнение Ин36-3» на 36 месяцев («Инвента»);
- «ФН-1.2 исполнение Ав36-3» на 36 месяцев («Автоматика»);
- «ФН-1.2 исполнение Ав15-3» на 15 месяцев («Автоматика»).
Эти фискальные накопители совместимы с большинством онлайн-касс вне зависимости от их бренда. Например, накопитель от «Эвотор» можно установить в кассы АТОЛ, «Меркурий» и другие. Более точную информацию о совместимости ФН с устройством можно получить из реестра накопителей на сайте налоговой.
Разные модели фискальных накопителей поддерживают разные наборы форматов фискальных данных (ФФД). Благодаря форматам фискальных данных онлайн-касса понимает, какие чеки и отчёты ей нужно формировать и как они должны выглядеть. Все накопители модели ФН-1.2 могут работать с ФФД версий 1.05, 1.1 и 1.2. Накопители ФН-1.1М помимо трёх названных версий поддерживают устаревший ФФД 1.0.
В 2023 году работать с ФФД 1.2 обязаны все продавцы маркированной продукции. Используя этот формат, онлайн-касса отправляет запрос о коде маркировки в «Честный ЗНАК» и добавляет в чек код товара и результаты проверки кода маркировки. Предприниматели, которые не продают маркированные товары, могут продолжать работать с ФФД 1.05 или 1.1.
С 6 августа 2021 года все компании обязаны перейти на новые фискальные накопители модели ФН-М. Если предприниматель установил накопитель до этой даты и срок службы ФН ещё не истёк, заменять его не нужно. Компания имеет право работать с устройством до конца срока его действия. Если же предпринимателю требуется зарегистрировать или перерегистрировать кассу в налоговой, то нужно установить накопитель ФН-М.
Сравним характеристики фискальных накопителей.
| Поддерживаемые ФФД | Допустимые сроки действия | Возможность работы с маркировкой | |
| ФН-1.1М Ин36-1М | 1.0; 1.05; 1.1; 1.2 | 13, 18, 36 месяцев | есть |
| ФН-1.2 Эв36-3 | 1.05; 1.1; 1.2 | 13, 18, 36 месяцев | есть |
| ФН-1.2 Эв15-3 | 1.05; 1.1; 1.2 | 13, 15 месяцев | есть |
| ФН-1.2 Ин36-3 | 1.05; 1.1; 1.2 | 13, 18, 36 месяцев | есть |
| ФН-1.2 Ин15-3 | 1.05; 1.1; 1.2 | 13, 15 месяцев | есть |
Как выбрать фискальный накопитель для онлайн-кассы: чек-лист
- Определитесь со сроком службы ФН. Требования ко времени работы устройства зависят от вашей системы налогообложения и сферы бизнеса.
- Проверьте, представлена ли выбранная модель в реестре ФН. Закон запрещает использовать накопители, которые не включены в этот перечень.
- Уточните, совместима ли модель с вашей онлайн-кассой. Узнать эти данные можно из описания ФН в реестре на сайте налоговой.
- Выберите поставщика оборудования. Некоторые компании предлагают своим клиентам дополнительные услуги по настройке ККТ и регистрации кассы в налоговой. При покупке фискального накопителя в интернет-магазине «Астрал ККТ» предприниматель может заказать техническую поддержку оборудования.
Часто задаваемые вопросы
- Почему фискальный накопитель такой дорогой?
Фискальный накопитель — важная и технически сложная часть онлайн-кассы, без которой продавец не сможет принимать расчёты и отправлять чеки в ФНС. Поэтому стоимость ФН может превышать цены на некоторые бюджетные модели касс. - Какие фискальные накопители можно использовать в 2023 году?
Если предприниматель только открывает своё дело и регистрирует онлайн-кассу в 2023 году, ему необходим фискальный накопитель модели ФН-М. Компании, которые зарегистрировали кассу и ФН до 6 августа 2021 года, имеют право использовать уже установленную модель накопителя до конца срока службы устройства. - Что делать, если купили неправильный ФН?
Если вы купили фискальный накопитель, который из-за срока службы или по другим параметрам не подойдёт вашей организации, свяжитесь с поставщиком оборудования и попросите его заменить устройство. - Какой ФН нужен для облачной кассы?
Для облачной кассы подойдёт фискальный накопитель с любым сроком службы. Чтобы начать пользоваться таким устройством, нужно арендовать у провайдера облачную кассу, купить накопитель и подписать с провайдером договор ответственного хранения ФН. Если вы решите прекратить работу с облачной кассой до того, как у накопителя истечёт срок действия, провайдер пришлёт вам ФН. - Что будет, если принимать платежи без фискального накопителя?
Использование кассы без ФН — это нарушение закона. Если налоговая обнаружит преступление, ИП придётся заплатить штраф в размере от 1,5 до 3 тысяч рублей, организации — от 5 до 10 тысяч рублей.